Sådan laver du en god vagtplan

Vagtplaner. For nogen er det en besværlig arbejdsopgave, mens det for andre er noget, der bare skal overstås. Hos Lessor tror vi på, at det at lave gode vagtplaner skal være nemt og ligetil. Der er nogle regler og moralske aspekter, men med den her gennemgang, kan du føle dig endnu mere tryg i at lægge en (næsten) perfekt vagtplan.

Hvad er det vigtigste at huske, når du laver vagtplan?

Ifølge Lessors Product Owner på LessorWorkforce, Thomas Munk-Andersen, er der tre overordnede ting, der er afgørende for, at du kan lægge en god vagtplan.
Først og fremmest handler det om, at du har de rette kompetencer i teamet. Uanset antallet af medarbejdere, kræver det, at man er god til at skabe overblik, både over medarbejdernes ønsker og interesser, men også over lovgivningen på området.

Det leder os videre til punkt to: lovgivning. I Danmark, er der nedsat regler og love, der har til formål at beskytte medarbejderne i virksomhederne. For vagtplanlægning er det især 11-timers reglen og ferieloven, der skal overholdes. Her er det op til virksomhederne at holde sig opdateret på reglerne, der kan variere alt efter virksomhedens størrelse.

Det sidste punkt, som, ifølge Thomas Munk-Andersen, nok er et af de vigtigste:

"Inkludér dine medarbejdere. Din vagtplanlægning bliver nemmere for alle, hvis dine medarbejdere har mulighed for at fortælle dig, hvornår de er tilgængelige, om de ønsker særlige fridage eller lignende. Når du kender dine medarbejderes ønsker, er der en bedre chance for, at efterfølgende ændringer er minimale."

Hvad skal du undgå at gøre i vagtplanlægningen?

Ud over at du selvfølgelig ikke skal bryde de fastsatte regler, skal du som ansvarlig for vagtplanen være så objektiv som overhovedet muligt. Du skal prøve at imødekomme dine medarbejderes ønsker, men undgå for alt i verden af favorisere og gøre forskel. Det kan skabe et dårligt arbejdsmiljø, hvis medarbejderne oplever, at der altid er én kollega, der slipper for ”de dårlige vagter”, eller altid får ”de gode”.

Den svære balance ligger i, at ikke alle kan få de vagter, de helst ville have, hver gang. Det betyder også, at man som ansvarlig for vagtplanen, skal undgå at være for fleksibel, for i sidste ende kan det betyde, at man mangler medarbejdere til en vagt.

Hvem har egentlig ansvaret for den gode vagtplan?

Thomas Munk-Andersen er ikke i tvivl om, hvor ansvaret for den gode vagtplan ligger:

”Jeg vil sige det er en kombination af planlæggeren og medarbejderen. Forudsat at medarbejderne selvfølgelig har lov til at komme med indspark eller input til vagtplanen. Der er man jo også nødt til, som medarbejder, nogle gange at tage nogle vagter, man måske ikke lige synes er de fedeste.”

Den gode vagtplan skal altså udarbejdes i et samspil mellem planlæggeren og medarbejderne. Det kan ikke lade sig gøre at lave en god vagtplan uden kendskab til medarbejdernes ønsker. Hvis ingen medarbejdere har lyst til at arbejde fredag eftermiddag, bliver man som planlægger dog nødt til at få puslespillet til at gå op, hvilket refererer til de vagter, man kan blive nødt til at tage som medarbejder. Det kræver stor fleksibilitet både fra planlægger og medarbejder at få det hele til at gå op.

LessorWorkforce understøtter din vagtplanlægning

LessorWorkforce-appen er medarbejdernes primære adgang til vagtplaner. De skal bruge appen til at fortælle deres arbejdsgiver, hvornår de er tilgængelige, om de vil bytte, afgive eller påtage sig en vagt. Det skal være nemt og overskueligt at navigere i. Derfor får vi løbende feedback fra vores kunder, både i forhold til brugerfladen, men især også funktioner, så vi kan imødekomme så mange ønsker som muligt.

Som planlægger, har du mulighed for at justere på forskellige parametre, som fx feriedage og arbejdstid, for at sikre, at regler og love bliver overholdt. Fordi ansvaret for at kende og overholde regler og overenskomst ligger hos den enkelte virksomhed, er funktionerne i LessorWorkforce fleksible, og det er derfor muligt at indstille dage og timer på en måde, der passer ind i den enkelte virksomheds behov. Hvis dine medarbejdere skal have et bestemt antal friweekender, over en given periode, indtaster du dine variable tal, og så tager systemet højde for det, når du begynder at indtaste vagter. Systemet kan håndtere både store og små vagtplaner, og passer derfor ind i flere brancher.

”LessorWorkforce er fleksibelt og dynamisk, så systemet passer på mange brancher,” slutter Thomas Munk-Andersen

Du kan læse mere om LessorWorkforce her.